E1: 43: Approval Processing FAQ (P4310 / P43008 / P43080 / P43081 /P43280 / P012503 )
Applies to:
JD Edwards EnterpriseOne Procurement and Subcontract Management - Version: XE and later [Release: XE and later ]
Information in this document applies to any platform.
Purpose
Documentation supplement
Questions and Answers
Note: All of the questions below have answers that are dependent on the correct setup of Approvals Processing. For further information regarding setup considerations, see the related documents below. For the purposes of this document, approvers are assumed to be monetary approvers, unless it is explicitly stated that they are budget approvers.
Table of Contents
General
E-mail / Approvals Message System
Approver Level Setup
Changes to Existing Order
General
Question 1 - Why would an approval process be used?
Question 2 - What is the best way to test my Approval Route?
Question 3 - What is the purpose of the Status Purchase Order (OSTS) field and the indication of the values updated in the Purchase Order Header (F4301) table?
Question 4 - Why does the A1 hold code stay on the order after the order was approved and the statuses on the order were advanced to Approved Status?
Question 5 - When will an order go through an approval process? Will an order ever go through the approval process more than once?
Question 6 - Should the Originator approve changes that are made by another user?
Question 7 - Can a Budget Approver simply release a budget hold or must they also approve the order?
Question 8 - Approvals are not working correctly for some users?
Question 9 - How can a history of orders which were approved by an approver in approval routing be seen?
Question 10 - When the user leaves the cost fields blank on a requisition, the requisition is automatically approved and ready to be converted to a purchase order. Is there a way that if the user omits to enter a cost, they will receive a hard error? Or is there a way to set it up that even if they omit a cost, the requisition follows the same approval route?
Question 11 - Approval Route is set for the Requisition (OR) Order Type. Can the approval routes be carried over to a converted OP?
Question 12 - In Orders Awaiting Approval (P43081) the approve option is active but the reject option is not active. The statuses are set up in the Order Activity Rules and, based on those, in the processing options of P43081.
Question 13 – In Orders Awaiting Approval (P43081) although the Budget approver does not release the B1 hold code on the first time he tried to approve the order with B1 hold code (cancel is clicked instead of release the B1 hold code), he can approve the order again when he tried for the second time.
Question 14 - Can different line types be used in the same Order with Approval Processing?
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E-mail / Approvals Message System
Question 1 - Why does user get Internet Explorer error "Element not Found" when clicking on the email link to approve a Requisition or Purchase Order?
Question 2 - When client clicks on the PO Approval link and login to JDE, why can't approver view Grid Information on HTML Client?
Question 3 - How can users modify the workflow process to send an e-mail with one version of P43081 for Requisitions and a different version for Purchase Orders?
Question 4 - When testing PO Approvals in PY the system sends an e-mail to the PO approver but the link is pointing toward DV. How is this controlled?
Question 5 - Can the message being triggered by Approval Processing be modified, for example can the subject line be changed?
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Approver Level Setup
Question 1 - How can one approver bypass another?
Question 2 - What happens if the budget approver is also an approver on the approval route?
Question 3 - What if the originator is on the approval route?
Question 4 - What is the best way to delegate approval authority?
Question 5 - Is it possible to have more than one person at the same approval level?
Question 6 - If second approver is also the order generator and the total order amount is above the first approver level, order goes into approval route. This does not happen for the first approver?
Question 7 - No matter how many different approvers are in the approval route, only one of them can see the orders for approval.
Question 8 - We need to assign multiple approval routes to 1 user. We would like to know how to allow assignment of various Approval Route codes?
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Changes to Existing Order
Question 1 - What happens if a new line is added to an existing order?
Question 2 - What happens if a line is changed at time of receipt or a new line is added at time of voucher match?
Question 3 - What happens if lines on a PO are cancelled while the order is still in the approval process?
Question 4 - What changes on a Purchase Order line cause a line to go back through the approval process?
Question 5 - Is there a way to keep orders that are changed from going back through the approval process once they have been approved?
Question 6 - What happens if a change needs to be made once the order is beyond the approved status?
Question 7 - Is there a way to prevent changes once the order has been approved?
Question 8 - A new line is added to an existing PO all lines including those partially received all rerouted for approval. Is this correct?
Question 9 - A cancelled line still shows in Orders Awaiting Approval, how should this line be handled?
Question 10 - Approval route is being determined by the Branch Plant, however when the user changes the Branch Plant in update mode the approval route does not change, why does this happen?
Question 11: Originator Change: Change to an order by one of the approvers on the route.
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General
Question 1 - Why would an approval process be used?
Answer - The approval process is designed to keep a purchase order from being processed until a budget approver and/or manager looks at it to make sure that everything is correct. At that time, the order can be rejected or approved. This provides a system of checks and balances within a company.
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Question 2 - What is the best way to test my Approval Route?
Answer - When testing the Approval Process, you must use a different log on ID with the address defined in the User Profile for each level and for the originator. Attempting to test by simply changing the address in the User Profile will produce unpredictable results.
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Question 3 – What is the purpose of the Status Purchase Order (OSTS) field and the indication of the values updated in the Purchase Order Header (F4301) table?
Answer - This field was modified in 8.9 under Bug 10804412 and Bug 10805238 with respect to new approval functionalities introduced in 8.9 release. This field has any one of the following values: 0, 1, 2, 3, 4, 5. Following is the exact details on what each value in OSTS means.
0 - Awaiting approval status
1 - One or more of the order lines were rejected or changed
2 - Order has already been approved and there was no change since approval. Purchase Order Detail (F4311) records were checked for changed in line level (STTS) status.
3 - Order has already been approved and there were some changes since approval. Purchase Order Detail (F4311) records were checked for changed in line level (STTS) status.
4 - Updated at the time of PO Print (R43500) by the UBE, but same as status value. Order has been already approved and there was no change since approval. Purchase Order Detail (F4311) records were checked for changed in line level (STTS) status.
5 - Updated at the time of PO Print (R43500) by the UBE, but same as status value. Order has already been approved and there were some changes since approval. Purchase Order Detail (F4311) records were checked for changed in line level (STTS) status.
Question 4 - Why does the A1 hold code stay on the order after the order was approved and the statuses on the order were advanced to Approved Status?
Answer - This can occur if the approver approves the order using the Work Center or Email instead of accessing the Purchase Order Approvals (P43081) version from the E1 menu.
When the Work Center or Email is used to approve an order, the system is hard-coded to select the ZJDE0001 version of Purchase Order Approvals (P43081). If the Process Tab Option #5 (Approvals Hold Code) is blank and the order has a A1 hold code populated, the A1 hold code will not be removed when the order is approved from the work center or email message. To fix this, either approve all orders using the Purchase Order Approvals (P43081) version setup in the EnterpriseOne menus or update the ZJDE0001 version of Purchase Order Approvals (P43081) so Process Tab Option #5 is populated with the A1 hold code.
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Question 5 - When will an order go through an approval process? Will an order ever go through the approval process more than once?
Answer - When a purchase order is created, if the order total is greater than the amount for the first monetary approver, all lines on the order go through the approval route. Alternatively, if a budget hold is triggered on one of the lines on the order, and there is a budget approver on the route, the order will enter the approval process.
Although the Reject option is a row exit, when one of the approvers on the approval route rejects a line, then entire order is rejected and sent back to the originator. Multiple lines can be highlighted, when the Reject row exit is taken, all the status for all highlighted lines will be changed to reflect which lines were rejected.All lines that are rejected must be revised (changed) before the order can go back through the approval process. NOTE: A change is considered a different value. Retyping a value that currently exists in a field is not considered a change. The value must be new to be considered a change.
In Xe or 8.0, if one or more lines are changed on the order, the entire order will go back through the approval route. When a change is made to a line that has been approved and an override next status is set in the processing options, only the changed line will reflect the override next status. For example, Print Purchase Order is run, the status is changed from 280 to 400, changes made to the order after Print Purchase Order (R43500) will NOT cause the order to go back through the approval process, unless an override next status of 230 is specified in the processing option # 4 of the Default tab of Enter Purchase Orders (P4310).If using override next status, Order Revisions must also be turned on by setting processing option #1 in the Order Revisions tab of Purchase Order (P4310) to a value of 1. If lines should not go back through the approval process, leave the Override Next Status blank AND remove the Route Code from processing option #1 on the Approvals tab. Note: If only the override next status is left blank but the Route Code remains in the processing options, the ASTS records will be created in the F4209 which will cause the order to appear as order awaiting approval in P43081. However due to the status value, the approver will not be able to approve or reject the order unless the awaiting approval and approval/rejected status are changed in P43081 processing options.
If using override next status (i.e. 230) and processing option under order revision for Revision Tracking is set to a value of 1 or 2 and if the user changes any fields or over writes an existing value, the next status will be changed to 230. If the field changed is one of the critical fields as listed in Question 6, ONLY then the order will re-enter the approval route. If the change was made to a non-critical field the next status will be 230 but the order will NOT go in the approval route. The work around for this will be to manually change the next status field to appropriate status.
To avoid this situation a version can set up where the Override Next Status to a blank while making changes to non-critical fields. However it is recommended that the override next status be populated at all times and manually changing the Next Status in the few situations when the user does not change a critical field. There should be fewer of these changes made to the purchase order once it has been approved.
Another advantage of this set up is that, the same version can be used while making changes to a purchase order, which is beyond the approved status. This is discussed further in detail in Change to Existing Orders Question 6
Note: E1 8.9 and above completely changed the way that this is handled. See Question 4 under Change to Existing Order
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Question 6 - Should the Originator approve changes that are made by another user?
Answer - If the Originator is on the Approval route and there is another approver higher on the route than the originator, the order is sent to that approver, regardless of the purchase order amount. (See Approval Level Setup Question 3). However, if another user makes a change to the order, the Originator should be able to approve that order.
Before this issue was fixed under Bug# 10776823, the order automatically went to the approver higher on the route than the originator to get approved again. With this fix, the order will first go to the Originator, and then it will still go to the next approver higher on the route for the second approval, regardless of the purchase order amount.
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Question 7 - Can a Budget Approver simply release a budget hold or must they also approve the order?
Answer - For the Approval Process to work correctly the Budget Approver must approve the budget using the Orders Awaiting Approval (P43081) application using the Approval Review row exit instead of going directly to Release Held Orders (P43070) application.
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Question 8 - Approvals are not working correctly for some users?
Answer - If the Originator or user who changes a Purchase Order does not have a valid Address Number in the User Profile, routes will not work properly. Make sure that all users have a valid Address Number in the User Profile.
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Question 9 - How can a history of orders which were approved by an approver in approval routing be seen?
Answer – Currently, the only way to inquiry by Approver and approved orders is by doing a search on the F4209 filtering with the desired RPER and ASTS equal to 2A.
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Question 10 - When the user leaves the cost fields blank on a requisition, the requisition is automatically approved and ready to be converted to a purchase order. Is there a way that if the user omits to enter a cost, they will receive a hard error? Or is there a way to set it up that even if they omit a cost, the requisition follows the same approval route?
Answer - There is no way to set up the system so that requisitions or orders with a zero cost will enter approval processing. The application is designed so that requisitions and orders are approved automatically when there is no amount on the order.
Please note it is not recommended to set up approval routes with zero amounts at the first approver level since this will cause unexpected results.
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Question 11 - Approval Route is set for the Requisition (OR) Order Type. Can the approval routes be carried over to a converted OP?
Answer - Approval Routes are specific to a Document Type so the original OR cannot pass an approval route to an OP order. The client can create separate approval routes for OR and OP orders that are identical in structure, but there is no way to automatically populate the generated OP order with the approval route. PO Generator (P43060) does call a version of PO Entry (P4310) when it creates the PO and that version can have the Approval tab processing options prepopulated.
It is anticipated that this functionality could be used by many clients. Enhancement BUG: 10924536 has been entered.
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Question 12 - In Orders Awaiting Approval (P43081) the approve option is active but the reject option is not active. The statuses are set up in the Order Activity Rules and, based on those, in the processing options of P43081.
Answer - Make sure that the reject status is set to a value less than the value set for the status of awaiting approval. The functionality in EnterpriseOne is that an order is only allowed to be rejected to status with a lower value and when it's approved it can only go forward to a higher status.
If the rejected status is set to a value greater than the one for pending approvals, then the Reject button will not be active. Set it to a value less than for pending approval and the reject button will become active. Please make sure to change the order activity rules as well.
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Question 13 - In Orders Awaiting Approval (P43081) although the Budget approver does not release the B1 hold code on the first time he tried to approve the order with B1 hold code (cancel is clicked instead of release the B1 hold code), he can approve the order again when he tried for the second time.
Answer - When the 1st approver clicks CANCEL on Release Budget Hold Orders (P43070) screen, the system will clear the “B1” hold code in the F4209 ASTS field, but the Budget Hold will not be cleared in the F4301 even if the status of the order are updated in the F4311 (even though it has been routed to the 2nd approver). The budget approver at this point would need to go through the Held Order Release (P43070) program to release the budget hold. This functionality is correct.
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Question 14 - Can different line types be used in the same Order with Approval Processing?
Answer - It is possible to use different line types, however since in P4310 & P43081 it is only possible to specify one status for every status that the Order gets in the Approval Route (Pending Approval, Approved and Rejected), all line types used will have to be setup in the Order Activity Rules according to the approval statuses specified behind P4310 and P43081 processing options.
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E-mail / Approvals Message System
Question 1 - Why does user get Internet Explorer error "Element not Found" when clicking on the email link to approve a Requisition or Purchase Order?
Answer - Client upgraded to Internet Explorer 7. The Internet Options, Browsing default was not set correctly. For this to function correctly, check the "Disable Script Debugging” in Internet Explorer, and Approval Processing emails will work correctly. To resolve the issue:
Go to Internet Explorer
Tools
Advanced
Browsing
Check the box for 'Disable Script Debugging (Internet Explorer)
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Question 2 – When client clicks on the PO Approval link and logs in to EnterpriseOne, why can't approver view Grid Information on HTML Client?
Answer - Once the client logs into EnterpriseOne, the purchase order grid disappears, but it will reappear if the user clears Internet Explorer cache manually (from Internet Explorer top bar menu Tool Internet Options).
The issue can be resolved by following below steps:
Go to the Control Panel
Internet Options
(Tab) Advanced
(Tick) Empty Temporary Internet Files folder when browser is closed. This action will be same with 'Delete Files" from General Tab for the group of [Temporary Internet files]
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Question 3 - How can users modify the workflow process to send an e-mail with one version of P43081 for Requisitions and a different version for Purchase Orders?
Answer - Purchasing Approvals does not use workflow. The work center message is sent from a system function called Send Message. This is called from a table trigger on the Held Orders (F4209) table. The system function can only pass in one version, and it is hard-coded to call the ZJDE0001 version.
Note: Enhancement Request 10990758 has been entered for this issue.
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Question 4 - When testing PO Approvals in PY the system sends an e-mail to the PO approver but the link is pointing toward DV. How is this controlled?
Answer – Approvals use SendMessage function. The URL in the e-mail is not generated by P43081 or any other procurement program. The URL parameters come from the JAS server setup.
Please review the following documents:
E1: WRKFLW: External Mail Setup for Releases 8.9 and Later (Doc ID 1206873.1)
E1: WRKFLW: External Mail Setup for Releases Xe and ERP 8.0 (Doc ID 1206854.1)
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Question 5 - Can the message being triggered by Approval Processing be modified, for example can the subject line be changed?
Answer - Messages in the approval process are hard coded in the system and cannot be changed, otherwise it will be considered a customization and cannot be supported by GCS.
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Approver Level Setup
Question 1 - How can one approver bypass another?
Answer - If an order is awaiting approval from one approver, but an approver with higher authority wants to go ahead and approve the order, they simply blank out the Approver Address Number, then inquire on the order number on the QBE line so the order is displayed on their screen. They can then can go ahead and approve the order.
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Question 2 - What happens if the budget approver is also an approver on the approval route?
Answer - Once the budget approver has approved the order, it is sent to the approver directly above the budget approver on the approval route, regardless of the purchase order amount. Note: Budget Approver and Money Approver are two different roles. It is not recommended to have the same person responsible for both roles.
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Question 3 - What if the originator is on the approval route?
Answer - If the originator is the only approver on the route or the highest approver on the route, the order does not go through the approval process. If the originator is also an approver then the order goes for approval to the approver who is above the originator irrespective of the originator's position in the route or the amount of the order.
Note: If a budget approver is on the route, the order must first be approved by the budget approver, and then approved by the monetary approvers.
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Question 4 - What is the best way to delegate approval authority?
Answer - When delegating approval authority using Approval Delegation (P43280).
To Delegate the Approval do the following:
P43280 Approver delegation can be used to replace the assigned approver with a new AB#.
At the P43280, inquired on the “assigned" approver, it will show a list of approval route that is attached to the "approver".
Select the route and enter the new AB# in the "delegate to" column.
All existing active route which is current waiting for the "assigned" approver will be transferred to the new AB#.
Note: Delegation should not be done to a person with a lower limit on the Approval Route .It is recommended to delegate to a person higher on the approval route or add a new person to the approval route. System will not stop users from delegating to a person lower in the approval route. If you are experiencing this scenario, please ensure that all documents are approved before removing the delegation.
For example the first person on the route approves from $100, the second person approves from $1000, third person approves from $2000 and the last person approves from $5000. If the third person ($2000 limit) on the approval route needs to delegate approval authority, they should delegate it to the last person ($5000 limit) rather than the first person on the route. That way, the first person does not suddenly get additional approval authority and second person with $1000 does not get skipped or over ridden because the person with now higher approval limit happens to approve it and thus preventing the order from going to the approver, who was in the middle at $1000. The other option is to add a new person to the approval route, and delegate that that person. This can be done if the delegation will be needed for a longer period of time.
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Question 5 - Is it possible to have more than one person at the same approval level?
Answer - The system will not prevent this type of setup. However, it is strongly recommended that this setup not be used. When there is more than one person at an approval level, the person with the lower address book number will receive all e-mail notifications. Furthermore, when the person with the lower address book number approves the order, the order will be routed to the next higher approval level and not to the second person at the lower approval level. The person with the higher address book number will essentially be left out of the approval process.
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Question 6 - If second approver is also the order generator and the total order amount is above the first approver level, order goes into approval route. This does not happen for the first approver?
Answer - Functioning as designed per BUG: 10766571. If the originator is in the monetary approval route and the order amount is less than the first approver's limit, then the approval process is completed. Order does not enter the monetary approval route and the order statuses get updated. If the amount is greater than at least the first approver's limit then the next person after the originator in the approval list will have to approve the order irrespective of the amount. This is done for security reasons because at least one approver has been bypassed and originator cannot be the last approver. However, if the originator is the last person in the list then the approval process will be complete once the budget approver approves it (if Budget Hold is being used) and the status will be updated.
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Question 7 - No matter how many different approvers are in the approval route, only one of them can see the orders for approval.
Answer - It is not recommended to have more than one approver for the same level. In that case the notification will be sent to the approver with the lowest address book number. Work around in approver screen blank out the address book number and inquire on Order Number QBE line.
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Question 8 - We need to assign multiple approval routes to 1 user. We would like to know how to allow assignment of various Approval Route codes?
Answer - There isn't a way to setup two approval routes per user ID. A couple of options would be setup the Approval Route by Branch Plant or to identify the specific route in separate versions of the P4310. Note that user will need to type in the name the approval route within the P4310 Processing Options, 10-Approval Tab, Processing option 1.
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Changes to Existing Order
Question 1 - What happens if a new line is added to an existing order?
Answer – Prior to 8.9, an order has been approved, and then a new line is added to the order, only the new line goes through the approval route. The amount for the line is compared to the first approval level to determine if the line goes through the approval process. If a change is made to the new line, ALL lines on the order that are at the approved or pending approval status go back through the approval route. Lines beyond the approved status will not be affected.
EnterpriseOne 8.9 and later releases – With the enhancement that was introduced, the next status code of ALL of the lines will be updated simultaneously. This reinforces the functionality that orders are approved at the entire order level and not at the individual line level. For example, a purchase order has been entered and approved and is now at the approved status (280). If there are changes to any of the critical fields on any combination of the lines, all of the detail lines will be sent back to the awaiting approval status (230). The functionality will be exactly the same if the order is beyond the approved status. This will force the entire order to be approved before any portion of it can be received or voucher matched.
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Question 2 - What happens if a line is changed at time of receipt or a new line is added at time of voucher match?
Answer - Changes made to lines at time of receipt do not cause the order to go back through the approval route. Also, if a line is added at time of voucher match, the new line does not go through the approval route.

0  --  等待批准状态
1  --  一个或者多个订购项被拒绝或者修改
2  --  订单已经被核准，并且自批准订单以来没有被修改。在修改STTS line level状态时需要检查采购订单详细记录。
3  --  订单已经被核准，但是自批准订单以来做了一些修改。在修改STTS line level状态时需要检查采购订单详细记录。
4  --  在PO打印的时候被报表更新，但是值的状态时一致的。订单已经被核准，但并且自批准订单以来没有被修改。在修改STTS line level状态时需要检查采购订单详细记录。
5  --  在PO打印的时候被报表更新，但是值的状态时一致的。订单已经被核准，但是自批准订单以来做了一些修改。在修改STTS line level状态时需要检查采购订单详细记录。